Две трети предпринимателей положительно оценили внедрение ЭДО

29,6% сотрудников отечественных компаний считают систему электронного документооборота (ЭДО) полезной инициативой властей. При этом 29% ответили, что в текущем виде система не идеальна, но в перспективе может стать крайне полезной и удобной. 23% не считают ее хорошей, а 18,2% воздержались от ответа.

Такие данные опроса приводят облачный сервис управления торговлей «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.RU. В опросе приняли участие 1 537 представителей бизнеса из всех регионов страны.

Согласно результатам опроса:

• 3,8% российских компаний полностью перешли на ЭДО;
• 38,9% примерно поровну работают как с бумажными, так и с электронными документами;
• 26,8% пока работают исключительно с физическими документами;
• 20,3% в основном используют ЭДО, но бумажные документы по-прежнему остаются. 

Компании, которые перешли на ЭДО, рассказали о сопутствующих проблемах:

• 26,7% ответили, что проблем с введением системы у них не возникло,
• 44,3% сказали, что испытывали некоторые сложности на этапе внедрения, но при этом сам процесс прошел легко;
• 28,9% ответили, что им с трудом удалось внедрить ЭДО.

Основными причинами подключения системы ЭДО в компаниях опрошенные назвали:

• 39,4% — удобство и высокую скорость работы с электронными документами;
• 25,7% — программу обязательной маркировки товаров;
• 15,8% перешли на ЭДО по требованию контрагентов;
• 7,4% ответили, что пандемия создала трудности с обменом бумажными документами;
• 4,4% в числе причин назвали переход на удаленную работу;
• 4% — заботу об экологии;
• 3,2% указали финансовую экономию.

Среди вопросов был и о том, сократило ли внедрение ЭДО ежемесячные административные расходы (на курьеров, бумагу, почтовые расходы и пр.).

• 30,1% ответили, что да, но экономия составила не более 1 000 рублей в месяц;
• 15,8% смогли сэкономить до 5 000 рублей;
• 6,18% — до 20 000 рублей.

47,2% ответили, что внедрение ЭДО не позволило сэкономить средства.

Внедрение ЭДО прошло не без проблем, рассказали опрошенные.

• 18,1% отметили необходимость по-прежнему дублировать электронные документы бумажными;
• 15,1% среди проблем назвали стоимость настройки и введения в эксплуатацию ЭДО;
• 12% указали на сложность внедрения системы;
• 12,1% пожаловались на сбои в работе;
• 12,6% испытывали сложности при взаимодействии с госорганами, поскольку некоторые инстанции требуют бумажные документы, а некоторые — цифровые;
• 9,7% высказались о неудобстве обмена документами через роуминг;
• 8,1% указали на плохую работу техподдержки;
• 7,4% испытывали сложности с получением и использованием ЭЦП;

4,9% опрошенных не столкнулись ни с одной из вышеперечисленных проблем.

Кроме того, компании высказались по поводу результатов внедрения ЭДО на предприятиях:

• 31% рассказали, что пока не заметили каких-либо изменений;
• 24,5% уже оценили повышение скорости обработки документов;
• 22,5% — удобство работы с документами удаленно;
• 13,3% ответили, что стало меньше бюрократии;
• 8,7% рассказали, что им удалось сэкономить средства благодаря ЭДО. 

Антон Румянцев, директор OFD.RU:

«Электронный документооборот – неотъемлемая часть программы внедрения цифровой экономики в России. Наличие электронного документооборота (ЭДО) является одним из условий для работы с маркированным товаром. До 2024 года обязательная маркировка затронет большую часть товарных категорий и всех участников товарооборота: производителей, импортеров, дистрибьютеров, логистические компании, офлайн- и онлайн-ритейл.

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их и ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате. 

К безусловным преимуществам введения ЭДО для бизнеса можно отнести скорость получения подписанных документов, гарантию доставки электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов ЭДО.

Кроме того, ЭДО позволяет оптимизировать документооборот в крупных холдингах и даёт возможность работать с любым количеством документов. За счёт автоматического формирования документов исключаются ошибки ручного ввода в первичных документах. Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии.

ЭДО позволяет экономить до 65% время сотрудников и на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов». 

Аскар Рахимбердиев, CEO компании «МойСклад»:

«Внедрение ЭДО – это новый уровень управления информацией, которая повышает продуктивность работы бизнеса. Бумажные документы стали все больше уходить в прошлое, чему активно способствовала пандемия и удаленная работа, а также ряд законодательных инициатив.

Бизнесу непросто, приходится перестраивать бизнес-процессы, обучать людей, тратить деньги.

В нашем исследовании многие отметили, что перешли на электронный документооборот скорее вынужденно: из-за обязательной маркировки или требований контрагентов, однако, большинство все же сами выбрали ЭДО, потому что это удобно и экономит время».